01
этап 1
Заказать звонок +7 (931) 999-62-25
О нас
Помогаем офисам держать корреспонденцию под контролем
Почтовик подключают, когда письма и документы уже нельзя держать на случайных поручениях. Мы забираем корреспонденцию, отмечаем важное, отправляем сканы и довозим оригиналы до тех, кто за них отвечает.
На главной собран общий порядок работы. Если хотите посмотреть отдельные сценарии, откройте направления работы: там проще выбрать, что передать сейчас, а что оставить на потом.
02
этап 2
Отметили важное
03
этап 3
Передали ответственным
04
этап 4
Показали статус
Направления
Что можно передать Почтовику
Главная показывает общий контур работы. Подробности по каждому направлению вынесены на отдельные страницы, чтобы не смешивать разные задачи в одну длинную простыню.
Получение почты
Забираем входящие письма, фиксируем получение и сообщаем ответственным, что документ уже в работе.
Отправка корреспонденции
Берем регулярные отправки на себя, чтобы офис не жил по принципу «кто сегодня успел до почты».
Отправка заказных писем
Отдельно ведем письма, где важны подтверждения, сроки и понятный статус после отправки.
Доставка почты в офис
Привозим оригиналы в офис и передаем их тем, кто дальше работает с документом.
Оцифровка корреспонденции
Отправляем сканы важных писем, если с документом нужно разобраться раньше доставки оригинала.
Обработка корреспонденции
Сортируем письма, отмечаем срочное и не даем документам раствориться между отделами.
Сценарии
Когда компании нужен внешний почтовый контур
Обычно обращаются не из-за одного письма, а когда процесс начинает жить сам по себе: кто-то забрал, кто-то забыл, статус ищут в переписке, а оригинал нужен уже сегодня.
01 02 03
Письма проходят через слишком много рук
Документ вроде бы пришел, но дальше начинается поиск: кто забрал, кому передал, где оригинал и видел ли его ответственный.
02 Исходящие документы зависят от одного сотрудника
Если администратор занят, в отпуске или просто не успел до отделения, отправка сдвигается, а вместе с ней сдвигаются сроки.
03 Важные отправления требуют подтверждений и статусов
Есть письма, по которым нельзя сказать «кажется, отправили». Нужен понятный след: что ушло, когда и какой следующий шаг.
Отзывы
Что становится спокойнее в работе офиса
У разных компаний разные объемы, но боль обычно одна: письма должны доходить до нужных людей, а офис не должен каждый день вспоминать про почту вручную.
Настроили получение писем, уведомления по важным документам и передачу оригиналов в офис.
Передали регулярные отправки документов и контроль статусов по важным письмам.
Используют сканы, уведомления и передачу оригиналов для документов бухгалтерии.
Материалы
Как не терять письма в компании
Где обычно теряются письма и какие простые правила помогают не пропустить важный документ.